AccessとExcelってどこが違うの?

Accessはデーターベースソフト、Excelは表計算ソフト。

どちらも見た目は同じような表を作ることができます。

ところが、データを管理する方法が違います。

データーベースソフトはレコードが最小単位。

レコードとは、細長い棒を想像してください。

棒の片側の端に、他の棒とカブらないような目印をつけます。この棒にいろいろな情報を書き込んで大きな箱に放り込んでいく。

この棒を貯めこんだ大きな箱のことをデーターベースソフトではテーブル(表)と呼びます。

データーベースソフトは、データを利用する都度、大きな箱から棒を取り出して表のように並べて表示します。

表計算ソフトは、大きな紙を広げて書き込んでいくイメージ。

左上を起点として右へ下へと広げていき、決めた位置にデータを入力していきます。

単に表をつくるだけなら、迷わずExcelを選びます。

線を引いたり色をつけたり見た目もバッチリ。

でもその表が、たとえば毎月の集計表だったら?

Excelなら集計する範囲を毎回修正していく必要があります。

一度完成した表を修正していくのは面倒ですね。いつの間にか罫線が消えていたり…

Accessならどうなるか?

毎月のデータをばんばん箱へ放り込みます。え、他の月と混ざってしまうよって?いーんです。Accessですから!必要なときに必要な分を抽出して集計します。この抽出する仕組みをクエリー(抽出・照会)といい、テーブルと並んでデーターベースソフトの強力な機能です。

Accessには、他のデーターベースソフトと異なり、フォームやレポートといった機能が備わっていますが、これについては別の記事で。


10年少々前から職場にIT化の波が押し寄せ、現在の会社ではPCがなくては仕事になりませんし、新入社員もある程度PCのスキルをもって入社してきます。

現在出回っている多くのPCには、Microsoft officeがインストールされています。

私の職種は、事務系です。公務員に近い仕事をしています。最近の新入社員がどの程度のPCスキルをもって入社してくるか毎年楽しみにしていますが、大半はWord、Excelがまあまあ使用できるレベルのようです。

まあまあ使用できるレベルというのは、指定された見栄えの書類をつくることができる程度で、たとえばWordではタブ、インデントまで理解していない、Excelでは初歩的な関数が使用できる、といった日常的な業務は支障なくこなせるといった感じ。

そんな私も、入社当時はその程度のレベルでしたが、配属された部署が業務システムを管理・運用する部署で、ここで初めてデーターベースに触れました。

また、職場の先輩が、業務を支援するシステムをAccessで構築していたこともあり、私もAccessを使えるようになりたいと思うようになりました。

コメントをどうぞ!