Accessはデーターベースソフト、Excelは表計算ソフト。
どちらも表を作ることができます。
どこが違うかというと、データを管理する方法が違います。
データーベースソフト（Accessなど）はレコードが最小単位。
レコードとは、細長い棒を想像してください。
棒の片側の端に、他の棒とカブらないような目印をつけます。この棒にいろいろな情報を書き込んで大きな箱に放り込んでいく。
この棒を貯めこんだ大きな箱のことをデーターベースソフトではテーブル（表）と呼びます。
データーベースソフトは、データを利用する都度、大きな箱から棒を取り出して表のように並べて表示します。
これに対して表計算ソフト（Excelなど）は、大きな紙を広げて書き込んでいくイメージ。
左上を起点として右へ下へと広げていき、決めた位置にデータを入力していきます。
単に表をつくるだけなら、迷わずExcelを選びます。
線を引いたり色をつけたり見た目もバッチリ。
でもその表が、たとえば毎月の集計表だったら？
Excelなら集計する範囲を毎回修正していく必要があります。
一度完成した表を修正していくのは面倒ですね。いつの間にか罫線が消えていたり…
Accessならどうなるか？
毎月のデータをばんばん箱（テーブル）へ放り込みます。
え、他の月と混ざってしまうよって？
いーんです。Accessですから！
必要なときに必要な分を抽出して集計します。
この抽出する仕組みをクエリー（抽出・照会）といい、テーブルと並んでデーターベースソフトの強力な機能です。
Accessには、他のデーターベースソフトと異なり、フォームやレポートといった機能が備わっていますが、これについては別の記事で。
10年少々前から職場にIT化の波が押し寄せ、現在の会社ではPCがなくては仕事になりませんし、新入社員もある程度PCのスキルをもって入社してきます。
現在出回っている多くのPCには、Microsoft officeがインストールされています。
私の職種は、事務系です。公務員に近い仕事をしています。最近の新入社員がどの程度のPCスキルをもって入社してくるか毎年楽しみにしていますが、大半はWord、Excelがまあまあ使用できるレベルのようです。
まあまあ使用できるレベルというのは、指定された見栄えの書類をつくることができる程度で、たとえばWordではタブ、インデントまで理解していない、Excelでは初歩的な関数が使用できる、といった日常的な業務は支障なくこなせるといった感じ。
そんな私も、入社当時はその程度のレベルでしたが、配属された部署が業務システムを管理・運用する部署で、ここで初めてデーターベースに触れました。
また、職場の先輩が、業務を支援するシステムをAccessで構築していたこともあり、私もAccessを使えるようになりたいと思うようになりました。
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